Permintaan beli lewat chat, tanpa jejak
Permintaan masuk lewat WhatsApp dan lisan. Saat ditanya kemudian, tidak ada catatan siapa yang meminta dan untuk keperluan apa.
Modul Pembelian
Pembelian tanpa nomor dokumen berakhir jadi tagihan yang dobel.
Permintaan, persetujuan, PO, penerimaan barang, dan tagihan berjalan sebagai satu dokumen yang bisa dilacak: siapa minta, siapa setujui, barang apa yang datang, dan berapa yang harus dibayar.
Yang paling sering bikin rugi bukan harga mahal. Tapi barang yang datang tidak sesuai PO, lalu tagihannya tetap dibayar penuh.
Pembelian Alur kerja
Yang dicatat sistem tiap hari
- 01
Permintaan
permintaan tercatat, bukan lewat chat - 02
Persetujuan
tidak ada pembelian jalan sendiri - 03
PO ke vendor
harga acuan tersimpan - 04
Penerimaan barang
barang langsung masuk stok - 05
Tagihan
selisih ketahuan sebelum uang keluar
Yang sering terjadi
Pekerjaannya jalan, catatannya yang tertinggal
Bukan karena tidak ada yang mencatat. Biasanya karena pencatatannya dikerjakan terpisah dari pekerjaan yang menghasilkan angkanya.
Harga di PO beda dengan tagihan
Vendor menagih dengan harga terbaru, sementara PO memakai harga saat dipesan. Selisihnya baru ketahuan setelah uang keluar.
Barang datang sebagian, tagihan penuh
Kiriman pertama 40 dari 60 unit, tapi tagihannya untuk 60. Tidak ada dokumen penerimaan yang bisa dipakai membantah.
Harga tidak pernah dibandingkan
Vendor yang sama dipakai bertahun-tahun karena mudah, tanpa pernah ada catatan harga dari supplier lain sebagai pembanding.
Alur kerja
Dari permintaan sampai tagihan lunas
Satu dokumen mengikuti barangnya. Setiap tahap punya bukti sendiri.
Masuk: permintaan barang Keluar: tagihan terverifikasi & lunas
Permintaan
permintaan tercatat, bukan lewat chat
Persetujuan
tidak ada pembelian jalan sendiri
PO ke vendor
harga acuan tersimpan
Penerimaan barang
barang langsung masuk stok
Tagihan
selisih ketahuan sebelum uang keluar
Fitur utama
Yang benar-benar dipakai harian
Bukan daftar fitur panjang. Ini yang biasanya langsung menghemat waktu.
📝
Permintaan & persetujuan
Siapa minta, untuk apa, dan siapa yang menyetujui. Semua berjejak.
🔒
Harga terkunci di PO
Kenaikan harga vendor berlaku untuk PO baru, bukan mengubah yang sudah jalan.
🚚
Penerimaan sebagian
Barang datang bertahap, dokumennya dibuat per kedatangan.
🔍
Cocokkan PO, terima, tagihan
Tiga angka dibandingkan otomatis, selisihnya muncul sebelum pembayaran.
📈
Riwayat harga per vendor
Harga terakhir dan termurah kelihatan saat menyusun pesanan berikutnya.
📅
Hutang & jadwal bayar
Daftar tagihan per vendor, jatuh tempo, dan pembayaran sebagian.
Perbandingan
Bedanya dengan pembelian lewat chat dan nota
Bukan soal adminnya rajin. Soal dokumen yang bisa dipakai saat angkanya dipersoalkan.
Catatan manual & aplikasi terpisah
- Bukti permintaan: Chat yang cepat hilang
- Harga acuan: Mengikuti tagihan terbaru
- Barang datang sebagian: Dicatat di kertas, sering hilang
- Jadwal bayar: Diingat atau ditandai di kalender
Dengan Digilio
- Tercatat dengan peminta dan keperluannya
- Terkunci di PO saat dipesan
- Dokumen penerimaan per kedatangan
- Daftar hutang per vendor dan jatuh tempo
Satu sistem
Modul ini tidak berdiri sendiri
Data yang sudah masuk di pembelian dipakai langsung oleh modul lain. Tidak ada input dua kali.
Sudah punya catatan sendiri? Tidak masalah — data bisa diekspor untuk migrasi dari alat lama Anda.
Cara mulai
Tiga langkah, tanpa drama
Sederhana di awal, serius di eksekusi. Pekerjaan harian tetap jalan selama sistem dipasang.
- 01
Demo & pemetaan alur
30 menit bicara alur bisnis Anda. Kalau memang tidak cocok, kami bilang di depan.
- 02
Setup & migrasi data
Kami susun daftar master data, lalu pindahkan data yang masih berjalan.
- 03
Go-live & pelatihan
Tim dilatih sesuai perannya; minggu pertama kami dampingi.
FAQ
Pertanyaan soal pembelian
Kalau pertanyaan Anda belum ada di sini, tanya langsung lewat WhatsApp.
Tim saya cuma tiga orang, perlu persetujuan berjenjang?
Bisa disederhanakan: satu tingkat persetujuan, atau langsung PO untuk nilai di bawah batas tertentu. Aturannya mengikuti kebiasaan Anda, bukan sebaliknya.
Vendor saya tidak mau pakai sistem.
Tidak perlu. PO bisa dikirim sebagai PDF atau lewat WhatsApp, dan vendor tetap membalas seperti biasa. Yang tercatat di sistem adalah sisi Anda.
Harga vendor sering naik, PO masih relevan?
Justru itu gunanya. Harga terkunci di PO yang sudah terbit, sementara kenaikan berlaku untuk pesanan berikutnya. Jadi tidak ada tagihan yang naik di tengah jalan.
Bisa beli tanpa PO untuk kebutuhan mendesak?
Bisa, dengan kategori pembelian langsung. Tetap tercatat siapa yang membeli dan untuk apa, hanya tanpa tahap persetujuan di depan.
Kalau barang datang tidak sesuai pesanan?
Penerimaan dicatat apa adanya, termasuk jumlah kurang atau barang rusak. Tagihan yang masuk menyesuaikan, dan selisihnya sudah kelihatan sebelum dibayar.
Pembelian yang bisa dibuktikan, bukan diingat
Setiap rupiah yang keluar punya dokumen: diminta siapa, disetujui siapa, dan untuk barang apa.
Lebih suka langsung? Chat WhatsApp kami.
Ceritakan bisnis Anda
Isi sebentar, lalu pesan Anda langsung terkirim ke WhatsApp tim kami.